PENGENDALIAN APLIKASI

PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang dipasang pada pengolahan aplikasinya.

Pengendalian aplikasi terdiri dari :

1.      Pengendalian-pengendalian Masukan (Input Control)

2.      Pengendalian-pengendalian Pengolahan (Processing Control)

3.      Pengendalian-pengendalian Keluaran (Output Controls)

1.     Pengendalian-pengendalian Masukan

Pengendalian yang dirancang oleh suatu organisasi untk memastikan bahwa informasi yang diproses oleh komputer adalah sah, akurat dan lengkap.

Pengendalian masukan mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya.

Data input yang akan dimasukkan ke dalam komputer dapat melibatkan dua tahap, yaitu :

a)      Data Capture (Penangkapan data) merupakan proses mengidentifikasikan dan mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi.

b)      Data Entry (Pemasukan data) merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.

Pada tahap data capture dapat dilakukan pengendalian sbb :

1)      Nomor urut tercetak pada dokumen dasar

Dokumen dasar harus diberi nomor urut yang sudah tercetak. Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui bila ada dokumen yang hilang.

2)      Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar

Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing field data, sehingga kelebihan digit atau karakter dapat terlihat. Pengendalian ini merupakan pengendalian untuk kebenaran data.

3)      Kaji ulang data

Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali data yang dicatatnya, dengan cara meneliti kembali kelengkapan dan kebenaran datanya.

4)      Verifikasi data

Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya oleh personil yang lainnya.

Pengendalian pada tahap pemasukkan data berupa pengecekan yang telah terprogram di dalam program aplikasi dan disebut dengan Programmed Check (pengecekan program).

Pengendalian yang ada di programmed check dapat berupa :  

1)      Echo check

Data yang diketikkan pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan ditampilkan (echo) pada layar terminal. Dengan demikian operator dapat membandingkan antara data yang diketikkan dengan data yang seharusnya dimasukkan. Program dibuat sedemikian rupa dengan memberikan kesempatan pada operator untuk memperbaiki bila data yang diketikkan salah.

2)      Existence check

Kode yang dimasukkan dibandingkan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.

3)      Matching check

Pengecekan ini dilakukan dengan membandingkan kode yang dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan.

4)      Field check

Field dari data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe field-nya, apakah bertipe numerik, alphabetik, atau tanggal.

5)      Sign check

Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda yang benar, positif atau negatif.

6)      Relationship check atau logical check

Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal. Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal, maka akan ditolak oleh komputer.

7)      Limit check atau reasonable check

Nilai dari input data diperiksa apakah cukup beralasan atau tidak.

Contohnya,tanggal transaksi yang terjadi adalah 30 Februari 2000 adalah tidak beralasan.

8)      Range check

Nilai yang dimasukkan dapat diseleksi supaya tidak keluar dari jangkauan nilai yang sudah ditentukan.

9)      Self-checking digit check

Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekan ini digunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan memasukkan digit-digit data.

10)  Sequence check

Sequence check memeriksa urutan dari record data yang dimasukkan dengan cara membandingkan nilai field record tersebut dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan.

11)  Label check

Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal yang ada di simpanan luar dapat diperiksa untuk dicocokkan dengan yang seharusnya digunakan.

12)  Batch control total check

Batch control total check umumnya diterapkan pada pengolahan data dengan metode batch processing.

13)  Zero-balance check

Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit, maka nilai-nilai tersebut harus imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol. Zero-balance check akan melakukan pengecekan selisih antara dua sisi tersebut harus imbang.

2.     Pengendalian-pengendalian Pengolahan

Pengendalian yang mencegah dan mendeteksi kesalahan ketika data transaksi diproses.

Tujuan dari pengendalian-pengendalian pengolahan adalah untuk mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.

Kesalahan-kesalahan yang umumnya disebabkan oleh kesalahan dalam program adalah :

1)      Overflow

Overflow terjadi jika proses pengolahan mengandung perhitungan yang hasilnya terlalu besar atau terlalu kecil, sehingga tidak muat untuk disimpan di memori komputer. Jika terjadi overflow, maka hasil dari proses pengolahan data menjadi tidak tepat lagi.

2)      Kesalahan logika program

Kesalahan ini merupakan kesalahan yang berbahaya dan sulit untuk dilacak, karena kesalahan logika program tidak dapat ditunjukkan oleh komputer dan tetap akan didapatkan hasilnya, tetapi dengan hasil yang salah.

3)      Logika program yang tidak lengkap

4)      Penanganan pembulatan yang salah

Permasalahan pembulatan terjadi bila tingkat ketepatan yang diinginkan dari perhitungan arithmatika lebih kecil dari tingkat ketepatan yang terjadi.

5)      Kesalahan akibat kehilangan atau kerusakan record.

6)      Kesalahan urutan data

7)      Kesalahan data di file acuan (reference file)

8)      Kesalahan proses serentak

Kesalahan proses serentak (concurency) terjadi jika sebuah file di dalam basis data dipergunakan oleh lebih dari seorang pemakai dalam network.

3.     Pengendalian-pengendalian Keluaran

Pengendalian yang bertujuan untuk mendeteksi kesalahan setelah pengolahan diselesaikan.

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam bentuk hard copy dan soft copy. Pengendalian-pengendalian keluaran dimaksudkan untuk diterapkan pada kedua macam bentuk keluaran tersebut.

Dalam bentuk hard copy keluaran yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan printer.

Dalam bentuk soft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal.

Untuk menghasilkan laporan yang berbentuk hard copy dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu :

1)     Tahap menyediakan media laporan

2)     Tahap memproses program yang menghasilkan laporan

3)     Tahap pembuatan laporan di printer file

4)     Tahap pengumpulan laporan

5)                  Tahap mencetak laporan di media kertas

6)                  Tahap mengkaji ulang laporan

7)                  Tahap pemilahan laporan

8)                  Tahap distribusi laporan

9)                  Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan

10)              Tahap pengarsipan laporan

11)              Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan

Pengendalian-pengendalian keluaran yang dapat dilakukan untuk masing-masing tahap keluaran adalah sebagai berikut :

1)      Pengendalian pada tahap penyediaan media laporan.

Pengendalian terhadap penyimpanan media laporan ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

-          Menyelenggarakan sistem penyimpanan media laporan tercetak.

-          Pengendalian terhadap pengaksesannya

-          Pemberian nomor urut

-          Penyimpanan cap pengesahan yang terpisah

2)      Pengendalian pada tahap pemrosesan program penghasil laporan.

Pengendalian pada proses program yang digunakan untuk mencetak laporan merupakan pengecekan-pengecekan yang sudah dipasang di dalam program. Pengendalian ini bertujuan untuk menjamin kebenaran dan kelengkapan informasi yang dicetak di dalam laporan.

3)      Pengendalian pada tahap pembuatan printer file.

Kemungkinan suatu laporan tidak langsung dicetak ke printer, tetapi direkam terlebih dahulu ke file, karena disebabkan oleh beberapa hal, seperti :

-          Menunggu printer yang sedang digunakan oleh proses yang lain.

-          Bentuk dan isi laporan akan dimodifikasi kembali.

Kalau printer file digunakan, maka harus dilakukan pengendalian-pengendalian sebagai berikut :

-          Isi dari pinter file tidak dapat diubah oleh orang lain yang tidak berhak.

-          Printer file tidak disalin oleh orang lain yang tidak boleh melihat isi laporan.

-          Printer file hanya dicetak untuk keperluan yang sah saja dan dihapus bila sudah tidak diperlukan

4)      Pengendalian pada tahap pencetakan laporan.

Pengendalian pada tahap ini mempunyai dua tujuan utama untuk :

-          meyakinkan bahwa yang dicetak hanya sejumlah tembusan yang diperlukan saja

-          mencegah isi dari laporan tidak terbaca oleh orang lain yang tidak berhak

5)      Pengendalian pada tahap pengumpulan laporan.

Setelah laporan dicetak, maka harus dikumpulkan segera oleh staf bagian pengendalian. Semua laporan dapat diletakkan terlebih dahulu di tempat yang khusus dan terkunci sebelum didistribusi-kan. Laporan tidak boleh ditinggal di ruang komputer secara sembarangan, karena dapat hilang atau terbaca oleh orang lain yang tidak berhak.

6)      Pengendalian pada tahap kaji ulang laporan.

Sebelum laporan didistribusikan dan digunakan oleh pemakai laporan, maka laporan-laporan tersebut harus bebas dari kesalahan serta harus mencerminkan informasi yang tidak menyesatkan. Untuk itu laporan sebelum didistribusikan harus diperiksa kembali atau dikaji ulang terhadap kesalahan yang tampak, misalnya field yang mengandung nilai yang tidak masuk akal, cetakan yang tidak benar, data yang hilang atau tidak terbaca, dsb.

7)      Pengendalian pada tahap pemilahan program.

Jika laporan terdiri dari beberapa halaman atau terdiri dari beberapa macam untuk beberapa pemakai yang berbeda, maka laporan tersebut perlu untuk dipilah dalam kelompok-kelompok tertentu. Staf bagian pengendalian harus turut mengawasi dan mengecek bahwa laporan-laporan tersebut telah lengkap, tidak ada yang hilang dan tidak difotokopi atau disalin. Kemudian laporan yang sudah dipilah harus langsung didistribusikan.

8)      Pengendalian pada tahap distribusi laporan.

Pengendalian yang dapat diterapkan pada tahap ini adalah :

-          Laporan dapat diberi tanggal kapan dibuat, sehingga distribusi yang terlambat dapat diketahui oleh pemakainya.

-          Dibuat daftar distribusi siapa-siapa saja yang berhak untuk menerima laporan, sehingga distribusi tidak keliru ke pihak lain yang tidak berhak.

-          Untuk laporan yang penting, harus dibuat daftar penerimaan yang ditandatangani oleh si penerima laporan sebagai bukti bahwa laporan telah didistribusikan dan diterima dengan benar dan lengkap.

9)      Pengendalian pada tahap kaji ulang oleh pemakai.

Penerima laporan sebaiknya mengkaji ulang isi dari laporan yang diterimanya sebelum menggunakannya untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin ada. Pemakai laporan harus memberikan umpan balik kepada bagian Sistem Informasi terhadap kesalahan atau ketidaksesuaian serta perbaikan lebih lanjut terhadap laporan yang digunakannya, sehingga untuk di kemudian hari laporan dapat lebih efektif.

10)  Pengendalian pada tahap pengarsipan laporan.

Jika laporan sudah tidak digunakan lagi oleh pemakai laporan pada suatu saat tertentu, tetapi masih penting untuk digunakan di masa mendatang, maka laporan tersebut harus diarsip dengan baik. Pengarsipan laporan harus aman, tidak mudah dijangkau oleh orang lain yang tidak berhak.

11)  Pengendalian pada tahap pemusnahan laporan.

Bila laporan sudah tidak digunakan lagi selamanya, maka laporan harus dimusnahkan. Pemusnahan laporan harus benar-benar dilakukan tak berbekas, yang dapat dilakukan dengan dibakar atau dihancurkan dengan alat pengracik kertas.

Laporan yang berbentuk soft copy, informasi ditampilkan pada layar terminal. Pengendalian yang dilakukan pada laporan yang berbentuk soft copy meliputi :

1)      Pengendalian pada informasi yang ditansmisikan

Pengendalian ini dimaksudkan supaya orang yang tidak berhak tidak dapat menyadap di tengah jalur untuk informasi yang dikirimkan.

Kalau transmisi informasi menggunakan jalur telekomunikasi, maka dapat dilakukan dengan menyandikan (encryption) informasi yang ditransmisikan. Kalau pengiriman informasi sifatnya lokal dengan menggunakan kabel, maka jalur kabel harus diawasi supaya penyadapan kabel (wiretapping) dapat dicegah.

2)      Pengendalian pada tampilan di layar terminal

Pengendalian ini berguna untuk mencegah mereka yang tidak berhak untuk dapat melihat informasi yang ditampilkan di layar terminal.

Pengendalian ini dapat dilakukan dengan beberapa cara :

-          Menempatkan masing-masing terminal di ruangan yang terpisah.

-          Menampilkan informasi yang penting dan tidak ingin terlihat orang lain dengan tampilan intensitas rendah (low intensity) di layar terminal, sehingga tidak mudah dibaca dari jarak jauh.

-          Meletakkan terminal yang menghadap ke tembok, sehingga tidak mudah terlihat bagi mereka yang lewat.

Memeriksa Keefektifan Pengendalian-pengendalian Yang Dipasang

Salah satu cara untuk menyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian telah diterapkan dan beroperasi semestinya dapat dilakukan dengan memeriksa pengendalian-pengendalian yang ada secara rutin. Cara ini disebut dengan Pemeriksaan Sistem-sistem Informasi (Information Systems Audit)

Pengauditan sistem-sistem informasi mempunyai tujuan untuk : 

a.       Meningkatkan keamanan dari aktiva-aktiva

b.      Meningkatkan integritas data

c.       Meningkatkan efektivitas sistem

d.      Meningkatkan efisiensi sistem

Pengauditan sistem-sistem informasi menggunakan lima macam prosedur sebagai berikut :

1.      Prosedur-prosedur untuk mendapatkan pemahaman dari pengendalian-pengendalian yang ada.

Teknik-teknik yang digunakan adalah bertanya, inspeksi dan observasi untuk mendapatkan pemahaman apakah pengendalian-pengendalian sudah diterapkan.

2.      Pengujian terhadap pengendalian-pengendalian (Test of controls).

Teknik-teknik yang digunakan adalah bertanya, inspeksi dan observasi untuk menilai apakah pengendalian-pengendalian yang ada sudah beroperasi dengan efektif.

3.      Pengujian terhadap nilai-nilai transaksi secara terinci (Substantive tests of details of transactions).

Pengujian ini dilakukan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan rupiah di transaksi-transaksi yang dapat mengakibatkan kesalahan di laporan-laporan keuangan.

4.      Pengujian terhadap nilai-nilai di saldo rekening secara terinci (Substantive tests of details of account balances).

Pengujian ini difokuskan pada saldo-saldo rekening-rekening neraca dan laporan rugi laba.

5.      Prosedur-prosedur kaji analitikal (Analytical review procedures).

Pengujian ini difokuskan pada hubungan antara item-item data dengan maksud untuk mengidentifikasikan area-area yang membutuhkan pekerjaan audit lebih lanjut.